Työnantajan ilmoitusvelvollisuudet

Tällä sivulla Palkkaperusteiset ilmoitukset  |  Muut kuin palkkaperusteiset ilmoitukset  |  Toimialakohtaiset luvat ja ilmoitukset

Työnantaja on velvollinen tekemään tiettyjä ilmoituksia toiminnastaan viranomaisille sekä eläke- ja vakuutusyhtiölle. Ilmoitukset voidaan jakaa kolmeen eri tyyppiin:

• palkkaperusteiset ilmoitukset
• muut kuin palkkaperusteiset ilmoitukset
• toimialakohtaiset luvat ja ilmoitukset

Palkkaperusteiset ilmoitukset

Ilmoitukset Verohallinnolle

• Työnantajan on annettava Verohallinnolle vuosittain ilmoitus maksamistaan palkoista, työkorvauksista ja eräistä muista suorituksista (nk. vuosi-ilmoitus). Ilmoitus annetaan kerran vuodessa, yleensä palkan tai muun suorituksen maksuvuotta seuraavan tammikuun loppuun mennessä. Ilmoituksen on oltava Verohallinnossa viimeisenä jättöpäivänä.

• Lisäksi Verohallinnolle on ilmoitettava kuukausittain tiedot maksetuista palkoista (kausiveroilmoitus). Sähköisesti annetun kausiveroilmoituksen on oltava perillä Verohallinnossa palkan maksukuukautta seuraavan kauden 12. päivänä. Paperilla annetun kausiveroilmoituksen on oltava Verohallinnossa maksukuukautta seuraavan kuukauden 7. päivänä. Pienet yritykset voivat hakeutua kuukausi-ilmoittamisen sijaan kolmen kuukauden ilmoittamisjaksoon.

Ilmoitukset työeläkeyhtiölle tai -kassalle

Työeläkevakuutuksen perusteena on työnantajan työntekijälleen maksama palkka. Työnantajan tulee ilmoittaa palkat siihen työeläkeyhtiöön tai -kassaan, jossa hän on järjestänyt työntekijöidensä eläketurvan. Palkkailmoitukseen vaikuttaa se, onko työnantaja sopimustyönantaja (palveluksessa on jatkuvasti työntekijöitä) vai tilapäinen työnantaja (palveluksessa ei ole työntekijöitä jatkuvasti, maksetut palkat ovat vuodessa alle 7962 euroa (v. 2013)):

• Sopimustyönantajan on järjestettävä työntekijöidensä eläketurva tekemällä TyEL-vakuutussopimus valitsemansa eläkelaitoksen kanssa palkanmaksua seuraavan kuukauden aikana. Sopimustyönantaja  ilmoittaa työntekijöidensä työansiot eläkelaitokselleen valinnan mukaan joko kerran vuodessa tai kuukausittain.

• Tilapäisen työnantajan ei tarvitse tehdä erillistä vakuutussopimusta eläkelaitoksen kanssa. Tilapäisen työnantajan tulee ilmoittaa työntekijät ja näille maksetut palkat valitsemalleen eläkelaitokselle. Vakuutusmaksut on maksettava eläkelaitokselle kuukausittain palkanmaksua seuraavan kuukauden 20. päivään mennessä.

Työeläkevakuutuksista on lisää tietoa osiossa Lakisääteiset vakuutukset.

Ilmoitukset tapaturmavakuutusyhtiölle

• Työnantajan on tehtävä kerran vuodessa tapaturmavakuutusyhtiölle palkkailmoitus kalenterivuoden aikana maksamistaan palkoista. Ilmoitus on tehtävä seuraavan tammikuun loppuun mennessä. Tapaturmavakuutusyhtiö laskee ilmoituksen perusteella lopullisen tapaturmavakuutusmaksun lisäksi ryhmähenki- ja työttömyysvakuutusmaksut. Vakuutusvuodesta 2013 alkaen työttömyysvakuutusmaksuja koskevat ilmoitukset annetaan Työttömyysvakuutusrahastolle.

• Työnantaja voi ilmoittaa vakuutusyhtiölle myös kesken vuotta palkkasumman muutoksesta, jos maksetut palkat eivät vastaa ennakkovakuutusmaksun perusteena käytettyä ennakkopalkkasummaa. Samoin kesken vuotta tapahtuvista muista yritystoiminnan muutoksista voi ilmoittaa vakuutusyhtiölle kesken vuotta.

Ilmoitukset työttömyysvakuutusrahastolle

• Työnantajan on annettava ilmoitus vakuutusvuoden aikana maksamistaan palkoista Työttömyysvakuutusrahastolle lopullisen työttömyysvakuutusmaksun laskentaa varten vakuutusvuodesta 2013 alkaen. Palkkasummailmoitus on annettava vakuutusvuotta seuraavan vuoden tammikuun loppuun mennessä.

• Jos työnantajan arvio ennakkopalkkasummasta muuttuu (esim. toiminnan laajentumisen tai supistumisen takia) vakuutusvuoden aikana, työnantaja voi hakea muutosta ennakkoon myös kesken vuoden.

Muut kuin palkkaperusteiset ilmoitukset

Työnantajarekisteri

Jos yrityksellä on palveluksessaan enemmän kuin yksi työntekijä, jonka työsuhde kestää koko kalenterivuoden ajan, yrityksen on ilmoittauduttava Verohallinnon työnantajarekisteriin säännöllisesti palkkoja maksavaksi työnantajaksi. Säännöllisesti palkkoja maksavaksi työnantajaksi on ilmoittauduttava myös silloin, jos työnantajalla on enemmän kuin viisi työntekijää, joiden työsuhde ei kestä koko kalenterivuotta. Työnantajarekisteriin ilmoittaudutaan Y-lomakkeilla.

Jos säännöllisesti palkkoja maksavaksi työnantajaksi rekisteröity yritys lopettaa säännöllisen palkanmaksun, yrityksen on ilmoitettava tästä Verohallinnolle. Ilmoitus tehdään Y-lomakkeilla.

Ilmoitukset työterveyshuoltoon

Kun työntekijän sairauspoissaolo on jatkunut yhdenjaksoisesti tai lyhyemmissä jaksoissa kuukauden ajan, työnantajan on ilmoitettava sairauspoissolosta työterveyshuoltoon.

Ilmoitukset työterveyslaitokselle
 

• ASA-ilmoitus: mikäli yrityksessä on työntekijöitä, jotka altistuvat ammatissaan syöpäsairauden vaaraa aiheuttaville aineille ja menetelmille, työnantajalla on velvollisuus ilmottaa nämä työntekijät ASA-rekisteriin. ASA-ilmoitus tulee tehdä vuosittain. Erillisiä lomakkeita on kaksi: yleinen ASA-ilmoitus ja ASA-ilmoitus tupakansavulle altistuneista. Lomakkeet ovat saatavilla työsuojeluhallinnon sivuilla. ASA-ilmoitus toimitetaan Työterveyslaitokselle.

• Vaaralliset työtehtävät ja raskaus: jos raskaana olevan naisen työtehtävät tai työolot vaarantavat hänen tai sikiön terveyden, eikä vaaratekijää voida poistaa, on hänet pyrittävä siirtämään muihin sopiviin tehtäviin. Jos raskaana olevalle ei voida järjestää muuta työtä, voidaan harkita erityisäitiysvapaata. Erityisäitiysvapaa voi alkaa raskauden alusta ja jatkua enintään äitiysloman alkamiseen asti.

Ilmoitukset työsuojeluviranomaiselle
 

• Nuorten ja lasten työntekoon liittyvät ilmoitukset: nuorten ja lasten työntekoon vaaditaan ilmoitus, mikäli kyse on nuorelta kielletystä työstä - esimerkiksi vaarallisesta työstä tai poikkeuksellisesta työajasta.

• Vakavastatyötapaturmasta ilmoittaminen: työnantaja on velvollinen viipymättä ilmoittamaan työsuojeluviranomaiselle sellaisesta työtapaturmasta tai työstä johtuvasta ammattitautitapauksesta, jonka seurauksena on ollut kuolema tai vaikealaatuinen vamma.

• Hätätyöilmoitus: hätätyön teettäminen on mahdollista vain työaikalaissa säädetyissä poikkeuksellisissa olosuhteissa. Mikäli hätätyötä teetetään, työnantajan on tehtävä viivytyksettä työsuojeluviranomaiselle kirjallinen ilmoitus hätätyön syystä, laajuudesta ja todennäköisestä kestoajasta.

Toimialakohtaiset luvat ja ilmoitukset

Osa elinkeinoista edellyttää ilmoituksen tekemistä viranomaisille tai rekisteröitymistä kyseisen ammatin harjoittajaksi. Elinkeinojen luvanvaraisuutta on kolmenlaista:

1) lupa elinkeinon harjoittamiseen
2) lupa toiminnan käynnistämiseen suunnitellulla paikalla tai
3) ammattitaitovaatimukseen liittyvä lupa

Lisätietoa toimialakohtaisista luvista on osiossa Yrityksen luvat.

Katso myös

Lakisääteiset vakuutukset

Yrityksen luvat

Työntekijöitä ulkomailta

Turvallisuusjohtaminen

Työterveyshuolto

Paluu alkuun